Sistem Informasi

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem Informasi.

KONSEP SISTEM

            Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data  dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.

·         Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

·         Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

·         Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.

·         Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

·         Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

            Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.

Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.

• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
• Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Pembuatan Keputusan

Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.

Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.

·         Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan.

·         Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.

·         Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.

·         Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.

·         Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien.

·         Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan,  dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi tersebut.

KARAKTERISTIK SISTEM

            Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan  sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian

Sistem	Penggajian
Batasan	Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain
Lingkungan	Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank
Input	Kartu gaji
Output	Cek gaji
Komponen	Menghitung total pembayaran Menghitung pengurangan
Interface	Mencocokan kartu gaji dengan pegawai Menyortir cek pembayaran menurut departemen
Storage	Tunjangan pegawai Tunjangan pembayaran

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

1. Sistem Logik (Logical System)

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

2. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.

Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :

Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata kuliah).

BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

PENDAHULUAN

            Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data, karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.

LINGKUNGAN INFORMASI

            Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

            Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

            Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.

            Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran. Selain  arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.

DATA

            Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya +  dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh  data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

INFORMASI

            informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

            Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :

1.    Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

2.    Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.

3.    Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4.    Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5.    Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

HIERARKI DATA  

            Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

• Elemen Data

Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal,  dan atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.

Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

• Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.

• Berkas

Himpunan  seluruh  rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi.

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI

            Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel 2.1.  Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood

Karakteristik Informasi	Manajer Tingkat Bawah (Pengendalian Operasional)	Manajer Tingkat Menengah (Pengendalian Manajemen)	Manajer Tingkat Bawah (Perencanaan Strategis)
Sumber	Banyak dari internal		Banyak dari eksternal
Lingkup	Sempit, terdefinisi dengan baik		Sangat luas
Tingkat Keringkasan	Rinci		Ringkas
Garis Waktu	Masa Lalu		Masa Depan
Kekinian	Sangat mutakhir Usang		Cukup
Keakurasian yang diperlukan	Tinggi		Rendah
Frekuensi Pemakaian	Sangat sering		jarang

Tabel 2.2.  Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

Karakteristik	Pokok Permasalahan
Tipe data	Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
Akurasi/Presisi	Apakah data cukup presisi?
Usia	Apakah data tepat waktu?
Rentang waktu	Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?
Tingkat keringkasan	Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?
Kelengkapan	Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?
Kemudahan akses	Apakah  data mudah diakses?
sumber	Apakah sumber bias atau tidak akurat?
Relevansi/Nilai	Apakah data mempengaruhi keputusan? Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

KUALITAS INFORMASI

            Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :

• Aman (Secutiy)
• Tepat Waktu (Timeliness)
• Akurat (Accurate)
• Terkait (Relevance)
• Lengkap (Completeness)
• Korektif (Corectness)
• Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah  STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN

            Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan laporan ataupun komputer.

            Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu :

1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).   

           

                                                        

BAB III

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

            Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

PENGERTIAN

            Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

            Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

            Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.

• Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen  dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.
• Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen  data,  dan banyak teknologi berbasis Internet.
• Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis
• Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
• Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI

            Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

Sistem Pendukung Operasi

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi  semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi  dan kerjasama perusahaan.

Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi

            Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi  seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya  seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI

• Area fungsional utama  dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
• Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
• Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis.
• Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global.
• Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.
• Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

            Dalam menerima sumber daya  data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :

• Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.
• Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir  dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.
• Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.
• Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

Tabel 3.1.  Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Manusia             Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.             Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.

Sumber Daya Hardware             Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai optikal.             Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas.

Sumber Daya Software             Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program word      processing, program penggajian.             Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji.

Sumber Daya Data             Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.

Sumber Daya Jaringan             Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.

Produk Informasi             Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

            Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.

• Input Sumber Daya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

• Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

• Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

• Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian

• Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Tabel 3.2.  Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis

Aktivitas Sistem Informasi

Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis.

Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya.

Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk.

Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM

1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:

Ø  Sistem peredaran darah

Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh.

Ø  Sistem transportasi

Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.

Ø  Sistem sekolah

Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.

Ø  Sistem komputer

Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer.

Pengertian Sistem Menurut:

Ø  JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-indonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.

Ø  M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran  atau akhir dari sebuah sistem.

   

Model Umum Sebuah Sistem

                                            

Komponen Input

            Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu:

1. Maintenance input

Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker)

2. Signal input

Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system)

Komponen  Proses

            Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain.

Komponen Output

            Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya.

Komponen Tujuan

            Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.

Komponen Kendala

            Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem.

Komponen Kontrol

            Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.

Komponen Umpan Balik

            Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem.

  

                 

2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM

            Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:

1. Subbsistem

Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing – masing.

2. Boundary

Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau subsistem

3. Interface

Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output

Tabel 1.  Contoh subsistem dan interface

Sistem                                                Subsistem                             Interface

Komputer                               unit pengolahan pusat                   saluran

                                                      unit masukan

                                                      unit keluaran

                                                      penyimpanan tambahan

Unit pengolahan pusat       unit penghitung                               kawat

                                                      unit pengendali                                penghubung

                                                      unitpenyimpan

Pengolahan bact                 kerja edit                                alih data

dengan kerja                         kerja sortir                              kerja satu dengan

terpisah(separate run)        kerja update                          lainnya,          misalnya

                                                kerja keluaran                                   pita data        

4. Environment

Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan

Ø  Bentuk environment, ada 2 macam :   Sistem  dan Non Sistem

Ø  Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung

Ø  Jangka environment, ada 2 macam :  Tetap dan Sementara

Ø  Efek environment, ada 2 macam :  Mendukung dan Merugikan

5. Input

Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture)  dan menerima (entry)

6. Proses

Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.

7. Output

Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.

8. Goal

Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem

9. Objective

Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem

3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya :

¨      Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan

Non physical  adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologi

Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer

¨      Berdasarkan Kejadian, dibedakan

Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata surya

Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota

¨      Berdasarkan Sifat, dibedakan

Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual

Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.

¨      Berdasarkan Metode, dibedakan

Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup.

Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian

4. Pengendalian Dalam Sistem

Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem.

Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan  arah gerak sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

INFORMASI

TENTANG INFORMASI

Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.

1.    menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management  informations sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.    menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.    menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.    menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

                  data                                                                                           informasi

Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi

gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.

Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

KARAKTERISTIK INFORMASI

Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:

1.    Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi

2.    Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya

3.    Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah ada

4.    Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu

5.    Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:

¨      Manfaat (use)

¨      Biaya (cost)

suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.

a.    Relevansi (relevancy)

     Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.

b.    Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

*  Kelengkapan (completeness) informasi

“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

*  Kebenaran (correctness) informasi

“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

*  Keamanan (security) informasi.

Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.

c.    Tepat waktu (timeliness).

“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.

Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :

*  Ekonomis  (economy).

  “what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.

*  Efisien (efficiency).

   Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi  tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.

*  Dapat dipercaya (reliability)

USIA INFORMASI

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.

Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

¨      Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan   dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory

¨      Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.

MUTU INFORMASI

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja,  tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.

Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:

1.    Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah

2.    Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar

3.    Data hilang atau tidak terolah

4.    Kesalahan mencatat atau mengoreksi data

5.    File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).

6.    Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer )

7.    Kesalahan yang disengaja

Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh,  sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini  mungkin berdasarkan  pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.

Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:

1.    Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.

2.    Audit intern dan ekstern.

3.    Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.

4.    Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian                          Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan

                                                      Abjad, butir – butir pertama cenderung

                                                      Mendapat perhatian lebih banyak

                                                      Daripada yang kemudian.

Urutan berdasarkan                        Butir – butir dengan tingkat                                        

Tingkat keuntungan                       keuntungan tertinggi diperhatikan

                                                      Dengan agak mengabaikan industri,

                                                      Ukuran dan sebagainya.

Urutan berdasarkan                       tingkat keuntungan dalam industri

Tingkatan keuntungan                   akan diperhatikan. Ukuran, dan

Dalam industri                                sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.

Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASI

Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :

            

           Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.

1.    Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar

2.    Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model   matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu

3.    Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas

4.    Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system

5.    Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya

6.    Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

            Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan     sistem sebagai berikut :

1.    Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer

2.    Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :

¨      Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya.

¨      Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya.

¨      Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain.

¨      Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain.

3.    Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya

4.    Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun  teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya

5.    Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :

¨      Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator

¨      First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah

¨      Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan

¨      Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

            Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya

·   Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

·   Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

·   Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

·   Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan  kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem

            Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi  untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system )  Dengan pertimbangan informasi  apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan

            Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

·    Akuntansi ( Accounting Information Systems )

·    Pemasaran ( Marketing Information Systems )

·    Penyediaan ( Inventory Information System )

·    Personalia ( Personnel Information System )

·    Distribusi ( Distribution Information System )

·    Pembelian ( Purchasing Information System )

·    Kekayaan ( Treasury Information System )

·    Analisis kredit (credit analysis information system )

·    Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )

·    Teknik ( engineering information system )       

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM

Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi.

IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER

Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.

Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI

Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas.

Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.

Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.

IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI

Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.

Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.

PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.

PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan.

Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya sambungan atau hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti tersebut. Strategi untuk meningkatkan atau memperkuat sambungan tersebut adalah dengan cara menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan. Sistem reservasi bandara udara yang menggunakan komputer adalah contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.

Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.

PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan dan pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap tercapainya keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai pemecahan yang terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna, keuntungan kompetitif mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak melakukan hubungan dengan elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh, perusahaan tidak akan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan jika ia tidak memperoleh bahan dari pemasok, karena pemasok tersebut mogok. Atau, ia tidak akan dapat menjual produknya bila produk tersebut tidak memenuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.

Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan.

Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya. Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.

Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas.

Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan.

Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk menjelaskansistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Kunci untuk mencapai IOS ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang turut serta – yaitu IOS participant (peserta IOS). Masing-masing harus mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada salah satu perusahaan yang mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia merupakan IOS facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut adalah seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir (wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para peserta bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF

Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemen-elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyerap aplikasi baru.

Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan tersebut ditampilkan pada tiga database terpisah dan sulit untuk mengkombinasikan datanya. Pemecahannya adalah dengan mengembangkan master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif.

Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif perusahaan yang kecil.

ERA SPIR AWAL

Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan atau cara top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan, maka tujuan tersebut kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan aktifitas dari setiap unit organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa menetapkan rencana yang memungkinkan unit tersebut dapat mendukung perusahaan selagi ia berjalan mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa dimasukkan kedalam perencanaan ini.

Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan perencanaan top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-pendekatan yang banyak mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF, transformasi susunan strategis dan SLC yang diperluas.

           

BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut Business System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total. Setiap manajer di interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan system diimplementasikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tersebut. Asumsinya bahwa manajer bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan tercapai.

Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan konsep CSF ini pada system informasi.

Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi, tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam strategi perusahaan.

Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.

Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system. Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.

Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan apakah system yang diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya? Validitas organisasional , sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system dapat digunakan sesuai dengan yang diharapkan?

Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan dengaan validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga, misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat dilakukan oleh spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama dengan pemakai.

Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King, perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

ERA MODERN

Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya, namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif.

MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM PERSPERKTIF

Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik. Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebih-lebihkan kemampuan SPIR.

Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi. Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.

KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)

Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil bagian pembuatan keputusan penting  dalam perusahaan, dan mungkin ia menjadi komite eksekutif.

Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini, ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan di eropa.

KENDALA PADA CIO

Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37 persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32 persen.

Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten ini adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang melaporkan langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau sebaanyak 35 persen memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan (CFO), dimana hal ini akan kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan pemrosesan data yang ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen responden tersebut melaporkan kepada bagian administrasi , misalny wakil presiden di bidang dministrasi.

Gambaran hubungan pelaporan sangat kontras dengan gambaran yang menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief operating officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO sebenarnya tidak puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan bgian administrasi.

Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan kebijaksanaan perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam pembahasan. Banyak CIO sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan terhadap dirinya sebagai teknisi, yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer computer dimasa lalu.  Eksekutif lain menganggap bahwa CIO adalah mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun tersebut tidak bisa digunakan untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama. Beberapa perusahaan telah berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara mempromosikan seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang mempunyai keterampilan bawaan yang dibutuhkan.

Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn waktu yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen tingkat puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi terhadap pembuatan keputusan  oleh manajemen tingkat atas tersebut. Paling tidak hal ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi dan CIO yang mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan maanajemen ini meningkat posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini membutuhkan waktu yang lama.

MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan spesialis informasi (personel pendukung profesional, personel pendukung komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.

Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:

• User tingatan perintah
• Pemrograman end-user
• Personel pendukung fungsional

Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri, dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis komputernya sendiri.

Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.

APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.

Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai.

Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.

TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.

Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer.

Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.

Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.

Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.

FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.

Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.

Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.

Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.

Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.

KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang  telah berada pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”

Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.

Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing

Life cycle phase	Risiko	Possible control
Analysis Design Implementation	Incompatible end-user tools Threats to data security and integrity Overanalisysand insufficient search for the solution Solving the wrong problem Little or no documentation Lack of oxtensive testing Threats to data integrity Taxing the mainframe computer resource Threat to security Failure to document and test modification	Hardware/software standards Policyfor end-user acces to coorporate database Provide user training in problem solving and modeling Involve analisys in the design process for review Enforce documentation standard Testing/validation “walk-through” Auditor reviews Coomon application library User training in data integrity issues Integrating EUC and DP planning Control of EUC growth through budgets and charge-backs Password Physical acces control (restricted areas) Standards for backups Maintenance review by analyst Periodic system review by user analysts

RISIKO DARI END-USER COMPUTING

Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko. Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko tersebut.

Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan standar untuk pemerolehan hardware dan software.

Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara bebas.

Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.

Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel 19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.

STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

PUSAT INFORMASI

Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.

IBM  Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-perusahaan. Beberapa  pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan dikembangkan.

Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C, yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.

Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati  point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar  pengurusan sumber-sumber pemrosesan.

MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM PERSPEKTIF

Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas  beberapa topik – yaitu informasi sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam perecanaan jangka panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber informasi, peranan CIO, dan end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan bagaimana topik-topik tersebut bergabung bersama untuk membentuk IRM. Nomor-nomor yang ada pada gambar tersebut sesuai dengan nomor-nomor yang ada dibawah ini:

1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan. Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing, namun juga meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini, eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan. Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini.
2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang melibatkan semua eksekutif.
3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk memecahkan masalahnya. Pelayanan informasi menggunakan sumber-sumber tersebut untuk menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara keseluruhan.
4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya. Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan dengan produk yang dibutuhkannya.

Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan.

Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO merupakan elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area. 

DAFTAR PUSTAKA

Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan     Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.

Sumber : http://belajarblog53.blogspot.co.id/2015/01/contoh-makalah-sistem-informasi.html

BAB II

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

I. Alasan Organisasi

Alasan Organisasi Sangat Penting
Dalam sebuah teori di jelaskan bahwa pentingnya organisasi itu diibaratkan sebuah mesin yang bisa mempercepat kita untuk lebih belajar arti dari sebuah proses, baik itu oraganisasi formal maupun Non formal karena didalamnya terdapat sebuah pembelajaran bagi pribadi kita bagaimana cara menjadi seorang pemimpin, pembelajaran akan pentingnya Organisasi.
Memahami pengertian organisasi penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Organisasi identik dengan invidu ataupun sekelompok individu yang terstruktur dan sistematis yagn tergabung dalam suatu system. Pengertian organisasi adalah wadah untuk sekelompuk individu untuk berinteraksi dalam wewenang tertentu. Organisasi yang dibentuk terdiri dari berbagai kelompok yang memiliki kepentingan bersama untuk mencapai tujuan tertentu secara bersama.

Siapapun memerlukan pengalaman dalam organisasi, ini dikarenakan manusia adalah makhluk social yang pasti akan berinteraksi dengan yang lain. Dengan bekerja sama dengan yang lain maka pekerjaan akan terasa lebih ringan. Selain itu pekerjaan atau tugas akan lebih cepat terselesaikan dibandingkan kita hanya bekerja seorang diri.

Pengertian Organisasi dalam arti Statis

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan.
Pengertian  Organisasi  dalam arti dinamis
Organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Atau di singkat sebagai kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

Manajemen & organisasi

Manajemen adalah kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antara manusia. Adanya sebuah hubungan antara kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain. Tujuan tersebut dibentuk suatu organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok manusia dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Jadi, adanya manajemen maka harus ada organisasi. Dengan kata lain “Organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan.”

II. Prinsip Pengembangan Sistem

1.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

3.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4.    Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

III. Tahapan Pengembangan Sistem

1.    Perencanaan Sistem

Perencanaan Sistem: Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai:

a.        Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

b.        Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

c.        Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut

2.    Analisis Sistem

Analisis sistem: mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

IV. Metodologi Pengembangan Sistem

1. Metodologi Waterfall
Metodologi Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970, sekarang model ini lebih dikenal dengan Liner Sequential Model.

Karakteristik dari metodologi waterfall ini meliputi beberapa bagian, yaitu :
• Aktivitas mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan.
• Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya.

Tahapan penelitian pada model waterfall meliputi metodologi berupa
1. System Engineering
Menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek

2. Analisis
Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan perangkat lunak

3. Design
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer . Tiga atribut yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.

4. Coding
Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan

5. Testing
Uji coba terhadap program telah dibuat .

6. Maintenance
Perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user.


Kelebihan dari metode WaterFall :
Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong kuno, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan. Selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.


Kekurangan dari metode Waterfall :
o Pada kenyataannya, jarang mengikuti urutan sekuensial seperti pada teori. Iterasi sering terjadi menyebabkan masalah baru.
o Sulit bagi pelanggan untuk menentukan semua kebutuhan secara eksplisit.
o Pelanggan harus sabar, karena pembuatan perangkat lunak akan dimulai ketika tahap desain sudah selesai. Sedangkan pada tahap sebelum desain bisa memakan waktu yang lama.
o Kesalahan di awal tahap berakibat sangat fatal pada tahap berikutnya.


2. Metodologi Prototipe
Model ini dikembangkan karena adanya kegagalan yang terjadi akibat pengembangan project / aplikasi menggunkan sistem waterfall. Kegagalan yang terjadi biasanya dikarenakan adanya kekurang pahaman atau bahkan sampai kesalah pahaman pengertian developer aplikasi mengenai user requirement yang ada.

Yang berbeda dari metodologi prototipe ini, apabila dibandingkan dengan waterfall, yaitu adanya pembuatan prototype dari sebuah aplikasi, sebelum aplikasi tersebut memasuki tahap design. Dalam fase ini, prototype yang telah dirancang oleh developer akan diberikan kepada user untuk mendapatkan dievaluasi. Tahap ini akan terus menerus diulang sampai kedua belah pihak benar-benar mengerti tentang requirement dari aplikasi yang akan dikembangkan. Apabila prototype telah selesai, maka tahapan aplikasi akan kembali berlanjut ke tahap design dan kembali mengikuti langkah-langkah pada waterfall model. Kekurangan dari tipe ini adalah tim developer pengembang aplikasi harus memiliki kemampuan yang baik karna dalam mengembangkan prototype ini hanya terdapat waktu yang singkat. Sebuah prototiping adalah sebuah sistem dalam fungsi yang sangat minimal.

Gambar Prototyping Method

Tahapan Metodologi Prototipe :

1. Pengumpulan Kebutuhan dan perbaikan
Menetapkan segala kebutuhan untuk pembangunan perangkat lunak

2. Disain cepat
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.

3. Bentuk Prototipe
Menerjemahkan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman (Program contoh atau setengah jadi )

4. Evaluasi Pelanggan Terhadap Prototipe
Program yang sudah jadi diuji oleh pelanggan, dan bila ada kekurangan pada program bisa ditambahkan.

5. Perbaikan Prototype
Perbaikan program yang sudah jadi, sesuai dengan kebutuhan konsumen. Kemudian dibuat program kembali dan di evaluasi oleh konsumen sampai semua kebutuhan user terpenuhi.

6. Produk Rekayasa
Program yang sudah jadi dan seluruh kebutuhan user sudah terpenuhi

V. Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu:

1.    Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

2.    Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

3.    Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem). Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini disebut juga dengan data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendektan ini disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4.    Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya). Pendektan sistem-menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.

5.    Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan). Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

VI. Alat & Teknik Pengembangan Sistem

1. Alat Pengembangan Sistem

Dalam membuat sebuah sistem informasi seorang programer bukanlah satu-satunya yang menentukan sistem ini bisa diterima kah atau tidak dengan usernya. Untuk itu diperlukan suatu media uang dibuat agar gagasan mengenai rancangan sistem yang dibuat dapat dikomunikasikan dan bisa diterima oleh user.  Cara melakukan komunikasi adalah dengan suatu diagram yang menggambarkan secara visual menegnai bagaimana sistem komputerisasi nantinya akan bekerja.

1.      FLOW OF DOCUMENT (FOD)

FOD adalah suatu diagram yang menggambarkan sistem dokumen dari proses pelaporan yang dapat dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun secara terkomputerisasi (jogiyanto,2011). Diagram tersebut menggunakan simbol-simbol yang sudah baku. Berikut ini simbol-simbol yang digunakan :

Table 1.1 Simbol Flow Of Dokumen (FOD)

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

2.      DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pada pengembangan sistem  yang tersetruktur untuk menggambarkan arus data dalam sistem dengan tersetruktur dan jelas (Jogiyanto,2001).

Table 1.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

3.      HIERARCHY PLUS INPUT PROCESS OUTPUT (HIPO)

Jogianto 2001, Mendefinisikan bahwa HIPO sebagai metedologi yang dikembangkan dan digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi.

Table 1.3  Simbol-simbol dalam HIPO

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

2. Teknik Pengembangan Sistem

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :

1.      Teknik Manajemen Proyek, yaitu CPM dan PERT. Kedua teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan proyek.

a.       CPM  (Critical Path Method) adalah algoritma berbasis matematika untuk menjadwalkan sekelompok aktivitas proyek.

b.      PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah sebuah metode dalam menganalisis berbagai tugas yang saling terkait untuk menyelesaikan sebuah proyek, khususnya mengenai waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menentukan waktu minimal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek.

Kelebihan:

·         PERT secara eksplisit mendefinisikan dan membuat hubungan keterkaitan (dependensi) di antara elemen-elemen terlihat

·         PERT memfasilitasi peng-identifikasi-an jalur kritis dan membuat jalur tersebut terlihat

·         Mengoptimumkan efisiensi pelaksanaan proyek yang bersangkutan.

·         Dicapainya penurunan terbesar dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang bersangkutan sambil tetap mempertahankan kelayakan ekonomi dari penggunaan sumber daya yang tersedia.

·         Data proyek dalam jumlah besar dapat diatur & disajikan dalam diagram untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

Kelemahan:

·         Terdapat kemungkinan ratusan bahkan ribuan kegiatan dan hubungan ketergantungan antar komponen

·         Grafik jaringan cenderung besar dan berat sehingga membutuhkan beberapa halaman untuk mencetak dan membutuhkan kertas ukuran khusus

·         Tidak adanya kerangka waktu pada kebanyakan grafik CPM/PERT membuat lebih sulit untuk menunjukkan status meskipun warna bisa membantu (misalnya, warna khusus untuk node selesai)

·         Ketika grafik CPM / PERT menjadi berat, mereka tidak lagi digunakan untuk mengelola proyek.

2.      Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah

a. Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan seseorang yang diperlukan untuk dimintai keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal. wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

Kelebihan:                                             

·         Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

·         Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

·         Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

·         Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kelemahan:

·         Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama

·         Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia

·         Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai

·         Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas

b.    Observasi (Observation), yaitu pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan, yang mana pada waktu observasi penganalisis (analis sistem) dapat ikut juga berpartisipasi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

Melalui observasi, analis sistem dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Kelebihan:

1.      Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.

2.      Analis sistem melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3.      Dengan observasi, analis sistem dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, dan gangguan suara.

Kelemahan:

1.      Akan sangat mudah terjadi bias dalam pelaporan hasil observasi, karena data yang diperoleh bersifat Subyektif.

2.      Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.

3.      Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.

4.      Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.

5.      Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

c. Daftar pertanyaan (Questionaires), yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Instrumen atau alat pengumpulan datanya disebut angket yang berisi sejumlah pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebebasan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan persepsinya.

Kelebihan:

1.      Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

2.      Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.

3.      Kuesioner secara relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

4.      Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kelemahan:

1.      Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.

2.      Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

3.      Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan observasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel

4.      Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

a. Pengumpulan Sampel (Sampling), yaitu pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

3.    Teknik Analisis Biaya/Manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung kelayakan ekonomis atau biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti :

·            biaya pengadaan

·            biaya persiapan

·            biaya proyek

·            biaya operasi

serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;

·            manfaat mengurangi biaya

·            manfaat mengurangi kesalahan

·            manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas

·            manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka akan dapat menaksir efektivitasnya.

Suatu sistem dikatakan layak apabila manfaat yang diperoleh lebih besar dari investasi/biaya yang dikeluarkan untuk membangun dan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karena itu, dalam analisis biaya/manfaat, biasanya melibatkan dua komponen penting, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat (efektivitas).

4.    Teknik Menjalankan Rapat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat dapat diartikan sebagai pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu.

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk :

·            mendefinisikan masalah

·            mengumpulkan ide-ide

·            memecahkan permasalahan-permasalahan

·            menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi

·            menganalisis kemajuan proyek

·            mengumpulkan data atau fakta

·            perundingan-perundingan.

Tahapan pelaksanaan kegiatan dalam rapat :

·            merencanakan rapat

·            menjalankan rapat

·            menindaklanjuti hasil rapat.

5.    Teknik Inspeksi / Walkthrough

Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara mem-verifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Sumber : http://koriani.blogspot.co.id/2015/10/bab-2tinjauan-umum-pengembangan-sistema.html

BAB III

ANALISIS SISTEM

A. Penjelasan analisis sistem

Yang dimaksud dengan Analisis Sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang sudah utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan tujuan dapat menidentifikasi dan menevaluasi berbagai macam permasalahan maupun hambatan yang terjadi pada sistem sehingga nantinya dapat dilakukan perbaikan atau pengembangan.

Sedangkan orang atau kelompok yang melakukan perancangan dan perbaikan pada suatu sistem disebut Sistem Analis. Sistem analis merupakan individu ataupun kelompok dalam melakukan pengembangan sistem, sistem analis mempelajari permasalahan maupun kebutuhan pada suatu sistem dan sistem analis juga merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap proses analisa maupun perancangan pada sistem informasi. Baca juga artikel: Pengertian informasi dan fungsinya terlengkap.

Ketahuilah tentang apa itu analisis sistem.

B. Inilah fungsi sistem analis

Adapun beberapa fungsi dari sistem analis, yang diantaranya meliputi:

• Dapat menidentifikasikan berbagai masalah dari pemakai (user).
• Menentukan secara jelas mengenai sasaran yang harus dicapai untuk dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
• Dapat memilih metode alternatif dalam memecahkan masalah pada sistem.
• Dapat merencanakan maupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang diinginkan pemakai.

C. Tanggung jawab sistem analis

Tanggung jawab dari seorang sistem analis, diantaranya meliputi:

• Pengambilan data yang efektif dari sumbernya.
• Aliran data pada sistem.
• Pemerosesan dan penyimpanan data.
• Aliran dari informasi yang berguna kembali pada proses maupun penggunanya.

D. Tugas umum dan teknis dari sistem analis

Beberapa tugas umum yang dilakukan oleh sistem analis, yang diantaranya meliputi:

• Mengumpulkan dan menganalisis dokumen maupun file yang ada hubungannya dengan sistem yang sedang berjalan.
• Menyusun dan menyajikan laporan untuk perbaikan sistem yang sedang berjalan kepada pemakai.
• Merancang suatu sistem perbaikan dan menidentifikasi aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer.
• Melakukan analisis, menyusun biaya maupun keuntungan yang didapatkan pada sistem yang baru.
• Dan mengawasi berbagai aktivitas pada sistem yang baru dibuat.

Dan inilah tugas teknis dari sistem analis, yang diantaranya meliputi:

• Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem yang baru.
• Melakukan penyusunan prosedur untuk pengawasan kerja.
• Melakukan penyusunan DFD (Data Flow Diagram), SADT (Structured Analysis and Design Technique) maupun FlowChart untuk melakukan perancangan pada sistem yang baru secara lebih detail.
• Melakukan perancangan pola pengawasan pada data yang sifatnya dianggap penting sekali.
• Melakukan penyusunan terhadap dokumen maupun file-file untuk dapat digunakan pada komputer supaya sistem yang baru dibuat dapat berjalan secara lancar dan efektif.
• Melakukan perancangan pada bentuk input dan output supaya mudah dibaca dan dipahami oleh pemakai.
• Dan melakukan penyusunan dokumentasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh sistem analis dalam merancang suatu sistem yang baru.

Baca artikel lain: Mengetahui pengertian dokumen dan dokumentasi.

E. Inilah langkah kerja dari sistem analis

Langkah-langkah kerja dari sistem analis, diantaranya meliputi:

• Yang pertama, tahap melakukan identifikasi permasalahan pada sistem.
• Yang kedua, tahap melakukan studi kelayakan dan memahami kinerja dari sistem yang ada.
• Yang ketiga, tahap melakukan analisis dan perancangan sistem.
• Yang keempat, tahap melakukan penerapan sistem.
• Yang kelima, tahap melakukan evaluasi dan pemeliharaan pada sistem.

F. Pribadi dari sistem analis

Adapun beberapa pribadi yang perlu dimiliki oleh seorang sistem analis, diantaranya meliputi:

• Dapat bekerjasama dalam suatu tim.
• Dapat berkomunikasi dengan baik.
• Selalu bersikap sopan dan santun.
• Menghargai pendapat teman yang dalam tim.
• Memiliki sikap yang tegas.
• Mempunyai kreativitas dan inovasi yang tinggi, dan lain-lain.

Sumber : http://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-analisis-sistem-secara-lebih-jelas.html

BAB IV

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Dalam penelitian sering sekali peneliti berhubungan dengan data, baik itu penelitian yang berhubungan dengan lapangan ataupun penelitian lainnya. Berikut adalah beberapa teknik dalam pengumpulan data untuk penelitian kelebihan dan kekurangan dalam pemakaiannya juga.

Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik Wawancara
2. Teknik Observasi (Observation)
3. Teknik Daftar Pertanyaan (Questioner)

 Teknik Pengumpulan Sampel (Sampling)

A. Teknik Wawancara

a. Pengertian wawancara

Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan komunikasi dengan sumber data. Komunikasi tersebut dilakukan dengan dialog (Tanya jawab) secara lisan, baik langsung maupun tidak langsung (I.Djumhur dan Muh.Surya, 1985).

Wawancara adalah salah satu metode untuk dapat mendapatkan data anak atau orangtua dengan mengadakan hubungan secara langsung dengan informan/face to face relation(Bima Walgito, 1987).

Wawancara adalah alat untuk memperoleh data atau fakta atau informasi dari seorang murid secara lisan (Dewa Ktut Sukardi, 1983).

Wawancara informatif adalah suatu alat untuk memperoleh fakta/data informasi dari murid secara lisan. Dengan tujuan mendapatkan data yang diperlukan untuk bimbingan (W.S.Winkel, 1995)

b. Kelebihan dan kekurangan teknik wawancara

Kelebihan

· Flexibility. Pewawancara dapat secara luwes mengajukan pertanyaan sesuai dengan situasi yang dihadapi pada saat itu. Jika dia menginginkan informasi yang mendalam maka dapat melakukan “probing”. Demikian pula jika ingin memperoleh informasi tambahan, maka dia dapat mengajukan pertanyaan tambahan, bahkan jika suatu pertanyaan dianggap kurang tepat ditanyakan pada saat itu, maka dia dapat menundanya.

· Nonverbal Behavior. Pewawancara dapat mengobservasi perilaku nonverbal, misalnya rasa suka, tidak suka atau perilaku lainnya pada saat pertanyaan diajukan dan dijawab oleh responden.

· Question Order. Pertanyaan dapat diajukan secara berurutan sehingga responden dapat memahami maksud penelitian secara baik, sehingga responden dapat menjawab pertanyaan dengan baik.

· Respondent alone can answer. Jawaban tidak dibuat oleh orang lain tetapi benar oleh responden yang telah ditetapkan.

· Greater complexity of questionnaire. Kuesioner umumnya berisi pertanyaan yang mudah dijawab oleh responden. Melalui wawancara, dapat ditanyakan hal-hal yang rumit dan mendetail.

· Completeness. Pewawancara dapat memperoleh jawaban atas seluruh pertanyaan yang diajukan.

Kelemahan :

· Mengadakan wawancara dengan individu satu persatu memerlukan banyak waktu dan tenaga dan juga mungkin biaya.

· Interview Bias. Walau dilakukan secara tatap muka, namun kesalahan bertanya dan kesalahan dalam menafsirkan jawaban, masih bisa terjadi. Sering atribut (jenis kelamin, etnik, status sosial, jabatan, usia, pakaian, penampilan fisik, dsb) responden dan juga pewawancara mempengaruhi jawaban.

· Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara dalam melakukan hubungan antar manusia (human relation).

· Wawancara tidak selalu tepat pada kondisi-kondisi tempat tertentu, misalnya di lokasi-lokasi ribut dan ramai.

· Sangat tergantung pada kesediaan, kemampuan dan keadaan sementara dari subyek wawancara, yang mungkin menghambat ketelitian hasil wawancara.

· Jangkauan responden relatif kecil dan memakan waktu lebih lama dari pada angket dan biaya yang relatif yang lebih mahal.

c. Hal-hal yang tidak boleh dan boleh dilakukan dalam wawancara

Hal-hal yang harus dilakukan seorang pewawancara adalah mendengar, mengamati, menyelidiki, menanggapi, dan mencatat. Kadang-kadang ia seperti seorang penginterogasi, kadang-kadang secara tajam ia menyerang dengan menunjukkan kesalahan-kesalahan orang yang diwawancarai, kadang-kadang ia mengklarifikasi, kadang-kadang pula ia seperti pasif atau menjadi pendengar yang baik. Suksesnya suatu wawancara tergantung pada kemampuan melakukan kombinasi berbagai keterampilan sesuai dengan tuntutan situasi dan orang yang diwawancarai.

Dalam proses wawancara si pewawancara harus meredam egonya dan melakukan pengendalian tersembunyi. Pewawancara memantau semua yang diucapkan oleh dan bahasa tubuh orang yang diwawancarai, sambil berusaha menciptakan suasana santai yakni suasana yang konduksif bagi berlangsungnya wawancara. Dalam prakteknya, berbagai pikiran muncul dibenak si pewawancara ketika wawancara sedang berlangsung. Seperti : Apa yang harus saya tanyakan lagi? Bagaimana nada bicara orang yang diwawancarai ini? Dari gerak tubuh dan nada suaranya, apakah ia terlihat bicara jujur atau mencoba menyembunyikan sesuatu?

d. Kesimpulan

Wawancara adalah teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang diajukan secara lisan kepada responden. Wawancara biasanya dilakukan jika peneliti bermaksud melakukan analisis kualitatif atas penelitiannya.

B. Teknik Observasi

a. Pengertian Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya dan atau pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan.

b. Kebaikan dan kejelekan observasi

Kebaikan dari observasi adalah sebagai berikut :

a. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi. Kadang observasi dilakukan untuk mengecek validitas dari data yang telah diperoleh sebelumnya dari individu-individu.

b. Dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan, pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk diterangkan.

c. Dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, gangguan suara dan lain-lain.

d. Dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan, dalam hal waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaaan tertentu.

Sedangkan kekurangannya adalah sebagai berikut :

a. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaannya dengan tidak semestinya.

b. Pekerjaan yang sedang diamati mungkin tidak mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan atau volume-volume kegiatan tertentu.

c. Dapat mengganggu proses yang sedang diamati.

d. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutup-nutupi kejelekan-kejelekannya.

c. Hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam teknik observasi

a. Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

Apa yang akan diobservasi , dimana letak lokasi observasi, kapan observasi akan dilakukan, siapa yang akan melaksanakan observasi tersebut, siapa yang akan diobservasi, bagaimana melaksanakan observasi tersebut.

b. Mintalah ijin terlebih dahulu dari manajer dan atau pegawai yang terlibat

c. Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

d. Lengkapilah dengan catatan selama observasi

e. kaji ulang hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat.

Yang tidak boleh dilakukan dalam observasi

a. Menggangu kerja individu yang diobservasi maupun individu lainnya.

b. Terlalu menekankan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting.

c. Jangan membuat asumsi-asumsi.

d. Kesimpulan

Observasi adalah metode yang cukup mudah dilakukan untuk pengumpulan data. Penggunanan metode ini sangat dipengaruhi oleh interesnya sang peneliti. Observasi ini lebih banyak digunakan pada statistika survei, misalnya akan meneliti kelakuan orang-orang suku tertentu. Observasi ke lokasi yang bersangkutan akan dapat diputuskan alat ukur mana yang tepat untuk digunakan .

C. Daftar Pertanyaan (Quisioner)

a. Pengertian quisioner

Daftar pertanyaan (kuisioner) adalah suatu daftar yang berisi prtanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan seorang analis system untuk mengumpulkan data dan pendapat dari para responden yang telah dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudianakan dikirim kepada para responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka.

b. Kebaikan dan kejelekan teknik daftar pertanyaan

Keuntungan angket :

1. Bila lokasi responden jaraknya cukup jauh, metode pengumpulan data yang paling mudah adalah dengan angket.

2. Pertanyaan-pertanyan yang sudah disiapkan adalah merupakan waktu yang efisien untuk menjangkau responden dalam jumlah banyak.

3. Dengan angket akan memberi kesempatan mudah pada responden untuk mendiskusikan dengan temannya apabila menemui pertanyaan yang sukar dijawab.

4. Dengan angket responden dapat lebih leluasa menjawabnya dimana saja, kapan saja, tanpa terkesan terpaksa.

Kelemahan angket :

1. Apabila penelitian membutuhkan reaksi yang sifatnya spontan dengan metode ini adalah kurang tepat.

2. Metode ini kurang fleksibel, kejadiannya hanya terpancang pada pertanyaan yang ada.

3. Jawaban yang diberikan oleh responden akan terpengaruh oleh keadaan global dari pertanyaan. Sangat mungkin jawaban yang sudah diberikan di atas secara spontan dapat berubah setelah melihat pertanyaan dilain nomor.

4. Sulit bagi peneliti untuk mengetahui maksud dari apakag sudah responden sudah terjawab atau belum.

5. Ada kemungkinan terjadi respons yang salah dari responden. Hal ini terjadi karena kurang kejelasan pertanyaan atau karena keragu-raguan responden menjawab.Hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam teknik quisioner

c. Harapan karakteristik pertanyaan pada angket

– Tujuan yang akan diteliti harus jelas disusun dalam pertanyaan.

– Konfidensial : Data yang diberikan responden merupakan rahasia informasi yang dapat dipercaya.

– Anonim : Nama dari responden seyogyanya bukan menjadi masalah yang penting dalam penelitian.

– Pertanyaan mudah dipahami oleh responden.

– Spesifik : Pertanyaan harus dirumuskan secara spesifik dan jelas.

– Ambigiositas : Bila pertanyaan bersifat mendua arti akan menyulitkan bagi responden untuk menjawabnya.
Contoh : Anda suka naik gunung dengan sepeda dan naik kuda?
Disini dua pertanyaan ditanyakan bersama.

– Faktual : Pertanyaan seyogyanya bersifat meminta fakta bukan opini.
Contoh : beberapa orang terbunuh dalam peperangan itu?(fakta)
Bagaimana pendapat anda pada pembunuhan itu. (opini)

– Ketidakjelasan atau kesamaran : Pertanyaan seyogyanya tidak mengandung ketidak jelasan atau samar-samar keraguan.
Contoh : Pada suatu pertandingan sepak bola, anda suka bila ada taruhannya?

– Pertanyaan seyogyanya tidak memberi petunjuk responden terarah pada suatu masalah tertentu.
Contoh : Bukankah anda berfikir bahwa menambah dosis obat yang diminum membahayakan, bukan?

– Pertanyanan hendaknya tidak mempersukar responden untuk menjawabnya.
Contoh : Berapa kali anda setiap hari mandi atau sikat gigi?

– Pertanyaan hendaknya jangan bersifat pribadi. Kecuali kalau perlu sekali, hindari pertanyaan yang bersifat pribadi.
Contoh : Apakah anda suka kawin lagi ?

– Pertanyaan hendaknya tidak terlalu panjang, seyogyanya singkat dan jelas.

– Petanyaan hendaknya besifat logis.
Tanpa bertanya “apakah anda mempunyai TV?” Sudah ditanya “Program TV apa yang anda suka?”

d. Kesimpulan

Kuesioner (angket) merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya, dimana peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden.
Karena angket dijawab atau diisi oleh responden dan peneliti tidak selalu bertemu langsung dengan responden, maka dalam penyusuna angket perlu diperhatikan beberapa hal. Pertama, sebelum butir-butir pertanyaan atau pernyataan ada pengantar atau petunjuk pengisian. Kedua, butir-butir pertanyaan dirumuskan secara jelas menggunakan kata-kata yang lazim digunakan (popular), kalimat tidak terlalu panjang. Dan Ketiga, untuk setiap pertanyaan atau pernyataan terbuka dan berstruktur disediakan kolom untuk menuliskan jawaban atau respon dari responden secukupnya.

D. Teknik Pengumpulan sampel (sampling)

a. Pengertian pengumpulan sampel

Sampling adalah “…the process of choosing a representative portion of a population. If contrasts especially with the process of complete enumeration, in which every member of the defined population is included…” (Cristina P. Parel et.al. : 1973).

Sampel adalah sebagian atau wakil populasi yang diteliti. Dinamakan penelitian sampel apabila kita bermaksud untuk menggeneralisasikan hasil penelitian sampel.

b. Kebaikan dan kejelekan sampel

Ada beberapa keuntungan jika kita menggunakan sampel yaitu:

a. Penelitian sampel dapat dilakukan lebih cepat dan lebih murah. Karena sampel itu lebih kecil dari seluruh populasi maka pengumpulan dan pengolahan data dilakukan lebih cepat. Selanjutnya karena sample hanya merupakan bagian saja dari populasi maka biaya pengumpulan informasi menjadi lebih rendah.

b. Penelitian sampel dapat menghasilkan informasi yang lebih komprehensif. Sebuah sampel yang kecil dapat diselidiki secara lebih teliti dan lebih mendalam, sedangkan untuk suatu populasi yang besar, biaya penyelidikannya akan tidak terbayar.

c. Penelitian sampel lebih akurat. Suatu kelompok kecil peneliti dengan keterampilan tinggi akan melakukan lebih sedikit kesalahan dalam pengumpulan dan pengolahan data daripada kesalahan yang akan dilakukan oleh suatu kelompok yang besar.

d. Oleh karena penghematan yang diperoleh dalam waktu dan biaya maka dengan penelitian sampel dimungkinkan untuk menyedikan populasi yang lebih besar dan lebih bervariasi daripada yang dapat dilakukan dalam waktu dan dengan biaya yang sama, apabila yang dikerjakan itu adalah enumerasi lengkap (Ronny Haditijo Soemantro, 1985: 42).

Kekurangan dari pengumpulan data berdasarkan teknik sampel adalah kurang hasil yang kurang akurat karena kemungkinan terpilihnya item-item yang tidak mewakili dari populasi yang diteliti karena pengumpulan sampel sacara random.

c. Teknik-teknik pengumpulan sampel

a. Sampel random atau sample acak, sampel campur

Teknik sampling ini diberi nama demikian karena di dalam pengambilan sampelnya, peneliti “mencampur” subyek-subyek di dalam populasi sehingga semua subyek dianggap sama. Dengan demikian maka peneliti memberi hak yang sama kepada setiap subyek untuk memperoleh kesempatan (chance) dipilih menjadi sampel. Oleh  karena hak setiap subyek sama, maka peneliti terlepas dari perasaan ingin mengistimewakan satu atau beberapa subyek untuk dijadikan sampel.

b. Sampel berstrata atau stratified sample

Apabila peneliti berpendapat bahwa populasi terbagi atas tingkatan-tingkatan atau strata, maka pengambilan sample tidak boleh dilakukan secara random. Adanya strata, tidak boleh diabaikan, dan setiap strata harus diwakili sebagai sampel.

c. Sampel wilayah atau area probability sample

Seperti halnya pada sampel berstrata dilakukan apabila ada perbedaan antara strata yang satu dengan strata lain, maka kita lakukan sampel wilayah apabila ada perbedaan ciri antara wilayah yang satu dengan wilayah yang lain.

d. Sampel proporsi atau proportional sample, atau sample imbangan

Teknik pengambilan sample proporsi atau sampel imbangan ini dilakukan untuk menyempurnakan penggunakan teknik sampel berstrata atau sampel wilayah. Ada kalanya banyaknya subyek yang terdapat pada setiap strata atau setiap wilayah tidak sama. Oleh karena itu, untuk memperoleh sampel yang representative, pengambilan subyek dari setiap strata atau setiap wilayah ditentukan seimbang atau sebanding dengan banyaknya subyek dalam masing-masing strata atau wilayah.

e. Sampel bertujuan atau purposive sample

Sampel bertujuan dilakukan dengan cara mengambil subyek bukan didasarkan atas strata, random atau daerah tetapi didasarkan atas adanya tujuan tertentu. Teknik ini biasanya dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya karena alasan keterbatasan waktu, tenaga, dan dana sehingga tidak dapat mengambil sampel yang besar dan jauh. Walaupun cara seperti ini diperbolehkan, yaitu peneliti bisa menentukan sampel berdasarkan tujuan tertentu, tetapi ada syarat-syarat yang harus dipenuhi:

1. pengambilan sampel harus didasarkan atas ciri-ciri, sifat-sifat atau karakteristik tertentu, yang merupakan ciri-ciri pokok populasi.

2. subyek yang diambil sebagai sample benar-benar merupakan subyek yang paling banyak mengandung ciri-ciri yang terdapat pada populasi (key subyectis).

3. penentuan karakteristik populasi dilakukan dengan cermat di dalam studi pendahuluan.

f. Sampel kuota atau quota sample

Teknik sampling ini juga dilakukan tidak mendasarkan diri pada strata atau daerah, tetapi mendasarkan diri pada jumlah yang sudah ditentukan. Dalam mengumpulkan data, peneliti menghubungi subyek yang memenuhi persyaratan ciri-ciri populasi, tanpa menghiraukan dari mana asal subyek tersebut (asal masih dalam populasi). Biasanya yang dihubungi adalah subyek yang mudah ditemui, sehingga pengumpulan datanya mudah. Yang penting diperhatikan di sini adalah terpenuhinya jumlah (quotum) yang telah ditetapkan.

g. Sampel kelompok atau cluster sample

Di masyarakat kita jumpai kelompok-kelompok yang bukan merupakan kelas atau strata. Dalam membicarakan masalah persekolahan, kita jumpai adanya kelompok sekolah SD, SLTP, SLTA. Kelompok-kelompok tersebut dapat dipandang sebagai tingkatan atau strata.

Demikian pula kelompok pegawai negeri, anggota ABRI, pedagang, petani, nelayan, dan sebagainya, kita tidak dapat memandanginya sebagai strata, tetapi kelompok. Inilah yang disebut cluster. Di dalam menentukan jenis cluster atau kelompok harus dipertimbangkan dengan masak-masak apa ciri-ciri yang ada.

h. Sampel kembar atau double sample

Sampel kembar adalah dua buah sampel yang sekaligus diambil oleh peneliti dengan tujuan untuk melengkapi jumlah apabila ada data yang tidak masuk dari sampel pertama, atau untuk mengadakan pengecekan terhadap kebenaran data dari sampel pertama. Biasanya sampel pertama jumlahnya sangat besar sedangkan sampel kedua yang untuk mengecek, jumlahnya tidak begitu besar (Prof. Dr. Suharsini Arikunto, 2006: 133-142).

d. Kesimpulan

Apabila peneliti ingin mendapatkan semua liku-liku dan semua elemen yang ada dalam wilayah penelitian atau dalam suatu populasi sangat mudah untuk mengumpulkan data hanya dengan teknik sampling ini.

Sumber : https://sevli074.wordpress.com/2009/01/25/teknik-pengumpulan-data/

BAB V

DESAIN SISTEM

Desain Sistem
desain sistem dapat didefinisikan sebagai: “Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.”

Tujuan desain sistem
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu:

Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuannya lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

Pengertian Desain Sistem Menurut Para Ahli adalah
Menurut John Burch dan Garry Grudnitski dalam buku Analisa dan Desain, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur adalah : "Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”

Dari definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa desain sistem adalah tahapan berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.

Menurut Yavri D. Mahyuzir dalam bukunya Pengolahan Data menyebutkan beberapa langkah yang perlu dilakukan pada proses desain sistem adalah :

Menganalisa masalah dari pemakai (user), sasarannya adalah mendapatkan pengertian yang mendalam tentang kebutuhan-kebutuhan pemakai.

Studi kelayakan, membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah untuk menentukan jalan keluar yang paling tepat.

Rancang sistem, membuat usulan pemecahan masalah secara logika.

Detail desain, melakukan desain sistem pemecahan masalah secara terperinci.

Penerapannya yaitu memindahkan logika program yang telah dibuat dalam bahasa yang dipilih, menguji program, menguji data dan outputnya.

Pemeliharaan dan evaluasi terhadap sistem yang telah diterapkan.

Langkah-langkah dalam Desain Sistem

Tahap Perencanaan

Mendefinisikan Masalah ,Sistem yang berjalan dan Sistem yang diusulkan

Menentukan tujuan sistem

Mengidentifikasikan kendala sistem

Membuat studi kelayakan (TELOS)

Keputusan ditolak/diterima

Tahap Analisis

Membuat struktur organisasi

Mendefinisikan kebutuhan informasi

Mendefinisikan kriteria kinerja system

Tahap Design

Menyiapkan rancangan

Membuat Context Diagram

Membuat DFD

Membuat IOFC

Membuat ERD

Merancang Kamus Data

Membuat FlowChart

Merancang File (master, input, proses, temporary)

Merancang Dialog Input

Merancang Dialog Output  

Menyiapkan konfigurasi system

Tahap Penerapan

Menyiapkan hardware dan software.

Implementasi Pemrograman

Testing

Cutover

Tahap Penggunaan

Audit Sistem

Memelihara Sistem

Sumber:http://www.zainalhakim.web.id/pengertian-dan-langkah-langkah-desain sistem.html#sthash.VNxRYAtG.dpuf